La G.E.D. change tout !
Retrouver rapidement n’importe quel document ou information qu’il contient sans aucun classement préalable est aujourd’hui possible.
Comment ?
En combinant judicieusement indexation, métadonnées et reconnaissance de caractères.
L’indexation consiste à retrouver une information contenue dans un document à partir d’un mot-clé. L’index d’un livre, par-exemple, permet de savoir directement dans quelles pages se trouve un mot recherché. En informatique, un moteur de recherche tel que GoogleTM n’est en fait qu’un indexeur (full-text) qui parcourt des millions de pages pour retrouver le mot que vous recherchez et affiche les résultats par ordre de pertinence. GoogleTM Desktop, déjà très répandu, vous permet de faire de même mais uniquement sur certains documents informatiques présents sur votre ordinateur, en laissant les documents là où ils se trouvent en doublon, triplon, etc.
Les métadonnées, également appelées ‘tags’ dans le jargon Internet, sont des informations descriptives des documents. Elles permettent de donner une identité à un document et donc de le distinguer des autres. Par exemple, un document peut avoir comme métadonnées :
- Sorte de document : (document papier, fax, courrier, email, magazine, Word, PDF, Open Office, etc.)
- Type du document : (contrat, facture, documentation, …)
- Auteur : (collaborateur, client, fournisseur, …)
- Date : (création, réception, modification, échéance, …)
- Résumé : Les métadonnées présentent 3 avantages en comparaison avec le classement classique :
- Elles peuvent être modifiées à volonté sans devoir déplacer le document d’un dossier à un autre.
- Un document peut-être retrouvé de plusieurs façons. Si chaque métadonnée correspondait à un dossier ou sous-dossier, un seul document peut se trouver simultanément dans chacun de ceux-ci, sans devoir être dupliqué.
- Elles peuvent être créées et assignées aux documents de façon entièrement automatisée.
- La reconnaissance de caractères, permet tout simplement de faire avec les documents papiers scannés, ce que l’indexation et les métadonnées font avec les documents bureautiques : permettre de retrouver TOUT document informatique sans jamais devoir le classer.