POURQUOI CLASSONS-NOUS ?
Pour retrouver un document, certes. Mais pour quelles raisons un document a-t-il besoin d’être retrouvé ? Se poser la question, est la première étape vers la solution.
Fondamentalement, il y a deux raisons pour lesquelles nous classons un document.
- C’est l’obligation légale. Vous ne pouvez pas vous permettre d’égarer des documents administratifs qui sont essentiels à la gestion de votre entreprise : factures, statuts, liste des clients, offres et demandes de prix. Dans la masse des documents que vous recevez, ils sont les premiers à être rangés dans vos dossiers, classeurs, étagères ou tiroirs. En général, vu leur importance, ils sont classés sérieusement et faciles à retrouver. Sauf quand votre responsable administratif(ve) est absent(e)….
- Ce document nous intéresse.
Il concerne notre métier, nos clients, nos fournisseurs, il nous apporte de nouvelles informations potentiellement très utiles. Voilà un futur nouveau client, voilà un fournisseur que je ne connaissais pas, voilà un service ou un produit qui entrerait bien dans ma gamme. Tous les jours vous faites de la « veille », plus ou moins bien organisée. Qu’il s’agisse d’emails, de magazines, de factures, de newsletters, de projets réalisés ou de n’importe quel autre document papier et informatique, certains méritent notre attention et sont inévitablement forwardés, copiés-collés, photocopiés, gravés et transférés pour finir là où nous sommes certains de les retrouver à une date ultérieure. Certain ? Vous êtes sur de bien savoir où vous l’avez mis ? Dans quelle farde, dans quelle armoire, dans quelle pile de papiers ?
Combien d’informations potentiellement utiles avez-vous perdues, faute d’un classement sérieux ? Si le classement des documents administratifs reste invariable avec le temps, le classement de tout autre type de documents évolue sans cesse de façon aléatoire et génère une grande perte de temps aussi bien dans le classement que dans la recherche.
Et puis, comment savoir dès le départ dans quel dossier ou sous-dossier, placer, le ou les documents à conserver ? Il y a de fortes chances que le classement évolue avec les recherches jusqu’à ce qu’il réponde à une logique obscure que vous seul comprenez.
Il en est de même avec les documents partagés au sein des entreprises.
Qu’ils soient partagés sur des serveurs ou dans une armoire, il est impératif qu’une personne consacre du temps à organiser les classements et y appliquer une procédure.
Sans cela, tout classement commun devient anarchique et souvent dupliqué.
Généralement, nous prenons rarement le temps de classer correctement mais, lorsqu’il nous faut un document ou une information, nous la voulons immédiatement.
Quelques faits
- Notre premier réflexe lors de la création d’un nouveau document est de rechercher ce qui a déjà été fait. 80% des nouveaux documents sont des rééditions d’anciens documents.
- Nous passons en moyenne 150h par an à rechercher un document ou une information. Nous ne passons que 5 à 6 % de ce temps à lire ces informations.
- Un document est photocopié ou imprimé en moyenne 10 fois. Seule une ou deux copies sont consultées.
- Chercher un document coûte plus cher que d’en créer un nouveau.
- 80% des entreprises sinistrées frôlent la faillite parce qu’elles ne s’étaient pas préparées à l’éventualité de perdre leurs documents.
Sources :
Horizons – Solutions in the Digital Office 2000 – Xerox Corporation
PriceWaterhouseCoopers Survey
Infoconomy
Documents, People and Technology: A European Perspective - Xerox Corporation
CAP Ventures
Gartner Group Survey
Sun-Sentinel Company, 6 January, 2003
www.aplusorganizing.com
The Myth of the Paperless Office, Abigail Sellen and Richard Harper
YCBO Management & Productivity Consulting